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共有クライアントや会場担当へ資料を共有するユーザー5分で読める更新日 2026-07-08
共有リンクで図面をクライアント確認に出す方法
共有リンクは、PDFを書き出して送り直す前の確認や、当日の最新版共有に向いています。ただし、リンクを送る前に、見せてよい情報だけが入っているか、クライアントが判断できる注記になっているかを確認する必要があります。
共有前チェック
- ✓図面名と案件名が相手に伝わる名前になっている
- ✓機材名、座席名、スタッフ名に不要な内部メモがない
- ✓確認してほしい場所に注記が入っている
- ✓共有リンクを開いて見え方を確認する
- ✓不要になった共有リンクは削除する
- ✓最終版はPDFや結線表として保存しておく
1. 共有する図面を決める
クライアント確認に出す図面は、目的を絞ると伝わりやすくなります。配線の確認なのか、会場配置の確認なのか、進行表の確認なのかを分けて共有します。
- 配線図は技術担当向けにする
- 会場レイアウトは会場担当や運営担当向けにする
- 座席表は受付、誘導、来賓対応の判断材料にする
2. 内部情報を削る
共有リンクは相手が直接開く資料です。社内だけで分かる略語、未確定の費用メモ、担当者の個人連絡先など、外に出さない情報が残っていないか確認します。
- 内部向けのTODOや仮メモを消す
- クライアントに見せる必要のない機材予備情報は別資料に分ける
- 人名や座席名は公開範囲に合わせて表記する
3. 確認してほしい点を明記する
図面だけ送ると、相手が何を確認すればよいか分からないことがあります。電源位置、LAN位置、座席数、カメラ設置可否など、判断してほしい点を図面内に注記します。
- 会場側に確認が必要な設備を注記する
- クライアント判断が必要な席数や導線を明記する
- 返答期限がある場合は送付文にも入れる
4. 更新したら同じリンクで再確認する
共有リンクは最新版確認に使えます。変更した後は、相手に『更新しました』と伝え、どこが変わったかを短く添えると確認漏れが減ります。
- 更新前後の変更点を箇条書きにする
- 古いPDFとリンクが混在しないようにする
- 本番後や不要になったリンクは削除する